SharePoint Dokumentenmanagement für ERP-Systeme optimieren

So nutzen Sie SharePoint als zentrale Dokumentenplattform für Ihre ERP-Projekte — automatische Ordnerstrukturen, Berechtigungen und Workflows.

SharePoint als zentrale Dokumentenplattform

SharePoint bietet eine strukturierte, durchsuchbare und berechtigungsgesteuerte Dokumentenablage für jedes Abacus-Projekt. Mit präziis. wird für jedes neue Projekt automatisch eine SharePoint-Site mit der konfigurierten Ordnerstruktur erstellt.

• Automatische SharePoint-Site-Erstellung bei neuem Abacus-Projekt
• Konfigurierbare Ordner-Templates pro Projekttyp (Bau, IT, Beratung etc.)
• Berechtigungen basierend auf Abacus-Projektrollen
• Volltext-Suche über alle Projektdokumente

Automatisierte Ordnerstruktur-Erstellung

Statt jedes Projekt manuell anzulegen, definieren Sie einmal eine Ordner-Template und präziis. erstellt die Struktur automatisch für jedes neue Projekt. Typische Ordnerstrukturen für Schweizer KMU:

• 01_Angebot — Offerten und Leistungsbeschriebe
• 02_Vertrag — Verträge und Zusatzvereinbarungen
• 03_Planung — Projektplanung und Meilensteine
• 04_Ausführung — Berichte, Protokolle, Fotos
• 05_Abrechnung — Rechnungen und Zahlungsnachweise
• 06_Abschluss — Abschlussberichte und Übergabedokumente

Berechtigungsmanagement

Berechtigungen werden direkt aus Abacus übernommen: Projektleiter erhalten Owner-Rechte, Projektmitglieder Member-Rechte, externe Partner können mit Visitor-Rechten eingebunden werden.

• Automatische Berechtigungsvergabe basierend auf Abacus-Rollen
• Externe Mitarbeitende und Partner mit Visitor-Zugriff
• Vererbung von Site-Berechtigungen auf Ordner und Dokumente
• Regelmäßige Überprüfung inaktiver Benutzer via Governance-Dashboard

Messung des Erfolgs

Typische Kennzahlen nach Implementierung:

• 80% weniger Zeit für Dokumentensuche
• 100% Konsistenz in der Ordnerstruktur über alle Projekte
• Reduktion von Medienbrüchen zwischen ERP und Dokumentensystem
• Verbesserter Audit-Trail für Compliance-Anforderungen